Description
Rattachement hiérarchique Sous l'autorité directe du Directeur Général ou du Responsable Administratif. Mission principale L'Assistante de Direction assure le soutien administratif, organisationnel et opérationnel de la direction. Elle veille à la bonne circulation des informations, au suivi des dossiers administratifs et commerciaux, ainsi qu'à la coordination entre les différents services de l'entreprise (exploitation, ressources humaines, comptabilité et clientèle). Principales missions 1. Assistance administrative Gérer les appels téléphoniques, les courriers et les courriels. Rédiger les correspondances administratives et commerciales. Classer, archiver et assurer le suivi des documents administratifs. Organiser les réunions, rendez-vous et déplacements de la direction. 2. Gestion commerciale Préparer les devis, offres commerciales et contrats. Assurer le suivi des commandes et des dossiers clients. Préparer les dossiers d'appels d'offres et consultations. Entretenir la relation avec les clients, fournisseurs et partenaires. 3. Suivi administratif des transports Préparer les dossiers relatifs aux autorisations de transport. Assurer le suivi des documents réglementaires des véhicules. Contrôler les dossiers administratifs des chauffeurs. Participer au suivi des plannings et des interventions. 4. Gestion documentaire Mettre à jour les bases de données. Préparer les rapports et tableaux de bord. Suivre les échéances administratives (assurances, contrôles techniques, autorisations, contrats, etc.). 5. Coordination interne Assurer la liaison entre la direction et les différents services. Diffuser les informations et les décisions de la direction. Participer à l'organisation des événements professionnels et des réunions. Compétences requises Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint). Bonne capacité rédactionnelle en français. Maîtrise des techniques de classement et d'archivage. Connaissance des procédures administratives. Une connaissance du secteur du transport ou de la logistique constitue un atout. Qualités personnelles Sens de l'organisation. Rigueur et discrétion. Polyvalence. Réactivité. Bon relationnel. Gestion des priorités. Esprit d'initiative. Confidentialité. Formation Bac +2 à Bac +3 en Secrétariat de Direction, Gestion, Administration, Commerce ou domaine équivalent. Expérience Une expérience de 2 à 5 ans dans un poste similaire est souhaitée. Une expérience dans le secteur du transport, de la logistique ou du domaine médical constitue un avantage. Conditions d'exercice Travail en bureau. Horaires administratifs, avec possibilité de disponibilité selon les besoins de l'exploitation. Utilisation quotidienne des outils informatiques et des logiciels de gestion. Objectifs du poste Garantir un fonctionnement administratif fluide de la direction. Assurer un suivi rigoureux des dossiers administratifs et commerciaux. Contribuer à la satisfaction des clients et partenaires. Veiller au respect des exigences réglementaires liées aux activités de transport médical. Faciliter la coordination entre la direction et les services opérationnels afin d'assurer la continuité et la qualité des prestations de transport médical.
